Compliancekader „ScandicFly” LEGIER BETEILIGUNGS MBH

1. Inleiding

  • Doel: Dit Compliancekader zorgt ervoor dat LEGIER BETEILIGUNGS MBH (hierna „LEGIER”, „wij” of „ons”) en haar verbonden merken SCANDIC ESTATE, SCANDIC PAY, SCANDIC TRUST en SCANDIC TRADE (hierna „SCANDIC Merken”) voldoen aan wettelijke vereisten, ethische normen en beste praktijken, in het bijzonder met betrekking tot verplichtingen voor due diligence inzake mensenrechten en milieu. Het doel is om risico’s in onze bedrijfsactiviteiten en toeleveringsketens te vermijden, te identificeren en te minimaliseren.
  • Juridische basis: Het kader is gebaseerd op Duitse wetten, in het bijzonder de Wet op zorgplicht in de toeleveringsketen (LkSG), die zorgplicht in toeleveringsketens voorschrijft ter bescherming van mensenrechten en het milieu.

2. Toepassingsbereik

  • Gedekte entiteiten: Geldt voor LEGIER BETEILIGUNGS MBH en alle SCANDIC Merken.
  • Dekking toeleveringsketen: Omvat alle directe leveranciers en, indien nodig, indirecte leveranciers die betrokken zijn bij de productie en levering van goederen en diensten voor LEGIER en SCANDIC Merken.

3. Risicobeheer

  • Risico-evaluatieproces:
    • Jaarlijkse risicoanalyse om potentiële risico’s met betrekking tot mensenrechten en milieu in onze activiteiten en toeleveringsketens te identificeren.
    • Beoordeling van risico’s op basis van ernst, kans op optreden en onze mogelijkheid om ze te beperken.
  • Risico-mitigatiestrategieën:
    • Ontwikkeling en implementatie van actieplannen voor geïdentificeerde risico’s, inclusief samenwerking met leveranciers, corrigerende maatregelen en, indien nodig, beëindiging van zakelijke relaties.
    • De complianceverantwoordelijke houdt toezicht op de uitvoering van deze strategieën.

4. Beleidsverklaring

  • Verplichting: LEGIER verplicht zich tot het respecteren van mensenrechten en milieunormen in alle bedrijfsactiviteiten, inclusief het voorkomen van gedwongen arbeid, kinderarbeid, discriminatie en milieuschade.
  • Verwachtingen van leveranciers: Leveranciers moeten dezelfde normen naleven en zich houden aan onze Gedragscode voor Leveranciers.

5. Due diligence-processen

  • Beoordeling en selectie van leveranciers:
    • Nieuwe leveranciers ondergaan een due diligence-controle.
    • Bestaande leveranciers worden regelmatig geaudit.
  • Monitoring en audits:
    • Regelmatige audits van risicovolle leveranciers, intern of door derden uitgevoerd.
  • Corrigerende maatregelen:
    • Bij overtredingen moeten leveranciers binnen een bepaalde termijn corrigerende maatregelen nemen, anders wordt het contract beëindigd.

6. Klachtenmechanisme

  • Kanalen voor het indienen van klachten:
    • Instelling van een klokkenluiderssysteem voor anonieme meldingen door medewerkers, leveranciers en externe belanghebbenden.
    • Beschikbare kanalen:
      • Online portaal: Veilig, meertalig systeem.
      • E-mail: compliance@ScandicFly.aero
      • Telefoon: +49 (0) 232 57 44 78
      • Externe complianceverantwoordelijke: Advocaat Axel Kapust.
  • Verwerkingsprocedure:
    • Klachten worden vertrouwelijk onderzocht door de complianceverantwoordelijke en relevante afdelingen.
  • Bescherming voor klokkenluiders:
    • Vertrouwelijkheid en bescherming tegen represailles voor klokkenluiders die te goeder trouw handelen.

7. Rapportage

  • Interne rapportage:
    • De complianceverantwoordelijke rapporteert driemaandelijks aan de raad van bestuur over compliance-activiteiten en klachten.
  • Externe rapportage:
    • Jaarlijks compliancerapport over onze inspanningen voor due diligence.

8. Training en bewustwording

  • Training van medewerkers:
    • Verplichte jaarlijkse training voor alle medewerkers over mensenrechten, milieunormen en het klokkenluiderssysteem.
  • Communicatie:
    • Het kader wordt gecommuniceerd via interne portalen, leverancierscontracten en openbare websites.

9. Monitoring en herziening

  • Regelmatige herzieningen:
    • Jaarlijkse herziening van het kader om de effectiviteit en naleving van wettelijke vereisten te beoordelen.
  • Continue verbetering:
    • Aanpassingen op basis van feedback en nieuwe risico’s.

Belangrijke rollen en verantwoordelijkheden

  • Raad van bestuur (Tetiana Starosud): Algemene verantwoordelijkheid en goedkeuring van het kader.
  • Complianceverantwoordelijke (Advocaat Axel Kapust): Toezicht op het kader, beheer van het klokkenluiderssysteem en rapportage aan de raad van bestuur.
  • Afdelingshoofden: Zorgen voor naleving binnen hun gebieden.
  • Medewerkers: Naleving van het kader en melding van zorgen.

Contactgegevens

  • LEGIER BETEILIGUNGS MBH Kurfürstendamm 195, 10707 Berlijn, Duitsland
    Telefoon: +49 (0) 30 232 57 447 - 0
    Fax: +49 (0) 30 232 57 447 - 1
    E-mail: Info@ScandicFly.aero
  • Complianceverantwoordelijke Advocaat Axel Kapust
    Jägerallee 29, 14469 Potsdam, Duitsland
    Telefoon: +49 (0) 232 57 44 78
    E-mail: Info@ScandicFly.aero

Dit Compliancekader zorgt ervoor dat LEGIER en SCANDIC Merken ethisch en wettelijk opereren, met een focus op mensenrechten en milieunormen.